Hier erklären wir, wie Sandvik mit der Implementierung unserer automatisierten Multibank-Unternehmenslösung COR-TF die Verarbeitung von Handelsfinanzierungen und die Bereitstellung der damit verbundenen Beratungsdienste erfolgreich überarbeitet und zentralisiert hat. Wir beschreiben die zugrunde liegenden Geschäftsthemen, Hauptelemente des Auswahl- und Implementierungsprojekts, und erläutern dann die konkreten erzielten Vorteile. Wir schließen mit einer Reihe praktischer Empfehlungen für die Verwaltung ähnlicher Projekte.

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Sandviks Kreditberatungsfunktion

Die Beratungsleistung für Kreditzahlungen des schwedischen Maschinenbaukonzerns Sandvik befindet sich in Stockholm. Die Hauptaufgabe des Teams besteht darin, die Vertriebsaktivitäten von Sandvik mit der richtigen Auswahl von Zahlungsbedingungen, -formen und -instrumenten zu unterstützen. Als Teil von Sandvik Financial Services ist es für die globalen Prozesse, die Ausführung und die Bereitstellung von Expertenberatung in Trade Finance verantwortlich. Die von Sandvik eingesetzten Trade Finance-Instrumente und -Operationen umfassen Akkreditive (Import und Export) – Akkreditive, Dokumentensammlungen und Bankgarantien – sowie Projekt- und Exportfinanzierungstransaktionen. Die verwendeten Instrumente entsprechen den Industrienormen.

Zu den Geschäftsprozessen der Credit Payment Advisory Group gehören die Aufrechterhaltung der Beziehungen und die Aushandlung von Trade Finance-Bedingungen und Garantielimits mit ausgewählten Banken, die Implementierung und Abwicklung globaler Antrags- und Genehmigungsprozesse für Bank- und Mutterhausgarantien sowie die allgemeine Berichterstattung über Trade Finance-Produkte. Die Gruppe bietet außerdem kompetente Beratung und Schulung zu Garantie- und Zahlungsbedingungen für Unternehmenstransaktionen.

„Das Projekt zur Zentralisierung der Geschäftsabwicklung und zur Optimierung der Risikostruktur wurde mit Sandvik Credit als globalem Prozessverantwortlichen initiiert. Dieses Konzept würde es ermöglichen, eine einheitliche Art des Managements von Garantien und Risiken zu definieren und einzuführen”

The Trade Finance Project: Origin, Scope and Objectives

Sandvik ist ein großes Unternehmen mit einem komplexen Aufbau in Bezug auf die Art und Weise, wie das Unternehmen geführt und geleitet wird. Im Bereich Trade Finance erkannte das Unternehmen die Notwendigkeit, beim Umgang mit Garantien gemeinsame Geschäftsprozesse, Begriffe und Tools zu implementieren. Diese Standardisierung war erforderlich und wurde als Teil eines künftigen neuen Geschäftsmodells betrachtet. Dementsprechend wurde ein Projekt initiiert, um eine neue, automatisierte Lösung zur Unterstützung des neuen Geschäftsmodells zu identifizieren und bereitzustellen. Um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen, musste sich das Projekt sowohl auf die Definition der erforderlichen Änderungen in den Geschäftsprozessen als auch auf die Auswahl und Implementierung eines IT-Tools zur Unterstützung der zentralisierten Prozesse konzentrieren. Ein Projekt der Handelsfinanzierungsbank zur Reduzierung der Anzahl der Banken, um eine bessere Kontrolle über die Konditionen zu erlangen, war bereits früher eingeleitet worden. Die Abwicklungsprozesse, das Follow-up und die Berichterstattung hingen jedoch weiterhin von den Prozessen und Systemen der Banken oder von manueller Arbeit ab. Eine robustere interne Lösung wurde benötigt.

Das Projekt zur Zentralisierung der Geschäftsabwicklung und zur Optimierung der Risikostruktur wurde mit Sandvik Credit als globalem Prozessverantwortlichen initiiert. Dieses Konzept würde es ermöglichen, eine einheitliche Art des Managements von Garantien und Risiken zu definieren und einzuführen. Dies würde wiederum zu weniger Arbeit sowohl für Sandvik als auch für die Banken führen und zur Einrichtung einer zentralen Kontaktstelle zwischen Sandvik und seinen Banken, um das Kontrollumfeld zu verbessern. Darüber hinaus erforderte die neue zentrale Einrichtung ein Gebührenmanagement – und das musste durch die neue Lösung unterstützt werden.

Die Inbetriebnahme der neuen globalen Systemlösung mit elektronischen Genehmigungen und Grenzwertmanagement würde ein höheres Maß an Geschwindigkeit, Flexibilität und Genauigkeit in Prozessen und Begriffen ermöglichen, was zu niedrigeren Kosten, einer erheblichen Reduzierung der betrieblichen Aufgaben und Risiken und einer besseren Kontrolle führen würde sowie die Verwaltung aller Transaktionen (intern und extern) in einem System, damit die Geschäftsprozesse transparent und nachvollziehbar sind.

Der Projektschwerpunkt lag auf der Garantieabwicklung bei Banken und Mutterunternehmen. Andere Instrumente – Sammlungen, Export-Akkreditive, Import-Akkreditive und eingehende Garantien – gehören jedoch zu den Aufgaben von Sandvik Credit Payment Advisory. Daher war beabsichtigt, die Systemunterstützung für diese zu einem späteren Zeitpunkt umzusetzen.

Der Auswahlprozess der Lösung

Das Sandvik-Team identifizierte zunächst eine Gruppe von sieben konkurrierenden Anbietern, aus denen fünf Unternehmen für eine detailliertere Bewertung ihrer Lösungen ausgewählt wurden.

Das Projektteam verwendete die folgende Methode, um die bevorzugte Lösung auszuwählen:

  • Durchführung von Workshops zur Definition des erforderlichen neuen Geschäftsprozesses
  • Auflistung der funktionalen Anforderungen des neuen IT-Systems zur Unterstützung des neuen Geschäftsprozesses
  • Verfassen eines RFP und Senden an die potenziellen Anbieter
  • Auswertung der RFP-Antworten, Analyse der jeweiligen Anforderungen und Definition des Ausmaßes der gefundenen Lücken
  • Aufforderung an die Anbieter, ihre Lösungen vorzuführen; In der Praxis jetzt gut zu analysieren, die Anforderungen von Sandvik zu erfüllen und eventuelle Lücken zu definieren/li>
  • Durchführung von Referenz-Meetings.

Nach Abschluss wurden die konkurrierenden Lösungen insgesamt bewertet, basierend auf gewichteten Bewertungen der folgenden Faktoren:

  • Geschäftsanpassung: Wie genau die Lösung den Geschäftsanforderungen entsprach, wobei der Schwerpunkt auf den Fähigkeiten der Lösung zur Unterstützung der globalen Prozesse von Sandvik lag
  • Strategische IT-Anpassung: Wie gut die Lösung zur gesamten IT-Strategie und strategischen Landschaft von Sandvik passte
  • Kosten: die Gesamtbetriebskosten
  • Referenz: Die Qualität externer Kundenreferenzen.

Surecomp war der erfolgreiche Anbieter. Das Multi-Bank-Trade-Finance-System „COR-TF“ schnitt in der vergleichenden Bewertung am besten ab, und seine Funktionalität richtete sich an alle von Sandvik geforderten Instrumente.

Der Vertrag wurde am 1. Oktober 2013 unterzeichnet.

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Projektdurchführung

Das Projekt lief sechs Monate von Dezember 2013 bis Mai 2014.

Die COR-TF-Geschäftsmodule, die implementiert werden sollten, waren:

  • Bank- und Mutterunternehmensgarantien
  • Eingehende Garantien
  • Export-L/Cs
  • Import-L/Cs

Der Sandvik-Projektplan spiegelte einen sehr strengen Implementierungsplan wider, um unsere spezifischen Einschränkungen und Anforderungen zu erfüllen.

Neben der üblichen Implementierungsunterstützung/Schulung/Workshops forderte Sandvik eine Reihe von Anpassungen an, die Surecomp bereitstellen musste, um die Lieferung im Einklang mit den Geschäftszielen von Sandvik abzuschließen. Dazu gehörten:

  • Verbesserungen bezüglich des Status von Export-Akkreditiven
  • Verbesserungen in Bezug auf Änderungen für Export-Akkreditive, die es ermöglichen, Änderungen in eine separate Warteschlange zu stellen, damit die Entscheidung abgelehnt oder genehmigt werden kann
  • Die Möglichkeit, einen Antrag auf Änderung eines Export-Akkreditivs in COR-TF einzureichen
  • Verbessertes Limitmanagement, zum Beispiel die Möglichkeit, das derzeit in einem „geplanten“ Stadium befindliche Betragslimit anzuzeigen (d. h. beantragt, aber noch nicht genehmigt); und auch die Möglichkeit, Endbenutzer das Limit auswählen zu lassen – obwohl Sandvik Credit immer das Recht behält, das gewählte Limit zu ändern
  • Die Möglichkeit, eine sequenzielle Reihenfolge für die Transaktionsgenehmigung festzulegen und Genehmiger zu einem bereits initiierten Workflow hinzuzufügen
  • Entscheidungsunterstützungsfunktion „Taschenrechner“ für Endnutzer, mit der Möglichkeit, schnell grundlegende Informationen über eine Garantie einzugeben, um eine zukünftige Prognose der Gesamtkosten zu erhalten
  • Die Möglichkeit, lange Namen von Begünstigten zu verarbeiten – dies wird vom SWIFT-System nicht unterstützt, es wurde jedoch eine mögliche „Umgehung“ gefunden
  • Änderungen in der Benutzeroberfläche, um beispielsweise das Ändern von Beschriftungen in den Formularen in COR-TF zu ermöglichen.

Ziel des Projekts war es, bis Ende Januar 2014 das UAT (‚User Acceptance Testing’) zu erreichen. Da die erforderlichen Mechanismen erst ab Mitte Oktober verfügbar waren und die Weihnachtsferien dazwischen lagen, war dies ein schwierig zu erreichendes Ziel. Dieser strenge Projekt-Zeitplan beinhaltete Sandviks Anforderung, bis Mitte November mit COR-TF unter Verwendung der Standardversion von COR-TF live zu gehen, wobei möglichst viele Anpassungen vorgenommen wurden. Der Grund für diesen anspruchsvollen Zeitplan lag in der Synchronisierung mit dem gesamten Zentralisierungs- und neuen Prozessimplementierungsprojekt von Sandvik Credit.

„Die Vorlaufzeit für die Bearbeitung des Antrags und für den Abschluss ausstehender Garantien sowie für die Berichterstattung wird um mehrere Tage verkürzt, sodass in jedem Schritt des Prozesses mehr Geschwindigkeit und geringere Kosten erzielt werden”

Live gehen

Sandvik konnte den User Acceptance Test rechtzeitig starten und ging am 20. März 2014 nach einer Schulung für die ersten Piloteinheiten, die das System verwenden, mit COR-TF in Produktion.

Die Einführung der Live-Lösung begann in Europa. Die Pilotunternehmen waren zwei starke Nutzer von Garantien. Die Mitglieder des Sandvik Credit-Teams befanden sich in Finnland und auch in Schweden. Diese Unternehmen hatten bereits begonnen, COR-TF im Soft-Pilot mit Version 5.1 zu verwenden. und sie waren die ersten Unternehmen, die auf Version 6.0 aktualisiert wurden. Gleichzeitig wurden drei weitere starke Anwender aus Unternehmen in Schweden und Deutschland, die mehrere Geschäftsbereiche repräsentieren, als Pilotunternehmen in das Projekt aufgenommen.

Nach Abschluss des Roll-outs werden rund 400 COR-TF-Anwender hauptsächlich im Finanzbereich, aber auch im Vertrieb, in der Auftragsabwicklung und in der Logistik tätig sein.

Benefits

Vorteile für das Projekt

Das COR-TF Handelsfinanzierungsprojekt hat eine Reihe konkreter Vorteile für die Geschäftstätigkeit von Sandvik Credit Payment Advisory gebracht:

  • Zentralisierung: In Übereinstimmung mit dem neuen standardisierten Prozessmodell ist ein hybrider dezentraler/zentralisierter Prozess vorhanden, der die Implementierung lokaler Eingaben/Operationen und die zentrale finanzielle Entscheidungsfindung sowie den Genehmigungsprozess umfasst.
  • Echtzeitberichte: Alle Berichte werden zentral erstellt und automatisch im gesamten Konzern verteilt.
  • E-Workflow: Definition des allgemeinen Prozesses für die Verwaltung von Garantien und die Verwaltung von Akkreditiven mit klarer Definition der Workflow-Elemente für Vertrieb/Logistik/Compliance und Finanzen.
  • Genehmigungsverwaltung: Es gibt jetzt einen organisierten Prozess der Genehmigungsverwaltung, der ein höheres Maß an Kontrolle bietet.
  • Automatisierung: Vollständige Abwicklung von Bankgarantien/Import/Export von Akkreditiven über SWIFTNet; die Bereitstellung automatisierter interner Kommunikation; die historischen Daten zu allen erforderlichen Arten von Finanzinstrumenten wurden in COR-TF hochgeladen.

Erreichte Geschäftsvorteile im Vergleich zu Projektzielen

Die implementierte Governance, Prozesse und Tools, die vom System unterstützt werden, führen zu einer kosteneffizienten und sicheren Abwicklung aller Garantien, wobei Genehmigungsschritte und Berichtskontrolle transparent und nachvollziehbar sind.

Die automatisierte Lösung senkt das operationelle Risiko im Vergleich zum Papierfluss und zum Unterzeichnen von Papierdokumenten.

Die Vorlaufzeit für die Bearbeitung des Antrags und für den Abschluss ausstehender Garantien sowie für die Berichterstattung wird um mehrere Tage verkürzt, sodass in jedem Schritt des Prozesses mehr Geschwindigkeit und geringere Kosten erzielt werden.

Die Möglichkeit, die Garantien in einem globalen bankunabhängigen System anzuzeigen und zu verwalten, kombiniert mit einer zentralisierten Abwicklung, bietet Vorteile bei Kosteneinsparungen sowohl bei der Gesamtkontrolle der Garantiewerte und -gültigkeiten, als auch bei der Verwaltung der Limits und ihrer Bedingungen.

Da die anderen Handelsfinanzierungsprodukte wie Akkreditive in der neuen Systemumgebung enthalten sind, ist eine vollständige Sichtbarkeit, Unterstützung und Kontrolle des gesamten Satzes von Trade Finance-Flows möglich. Dies ist wichtig, um die NWC-Initiativen und die globalen Risikokontrollziele zu unterstützen.

Wir haben jetzt nur noch ein paar Dinge auf unserer Wunschliste, die wir mit Surecomp besprechen werden.

„Die Inbetriebnahme der neuen globalen Systemlösung mit elektronischen Genehmigungen und Grenzwertmanagement würde ein höheres Maß an Geschwindigkeit, Flexibilität und Genauigkeit in Prozessen und Begriffen ermöglichen, was zu niedrigeren Kosten, einer erheblichen Reduzierung der betrieblichen Aufgaben und Risiken und einer besseren Kontrolle führen würde sowie die Verwaltung aller Transaktionen (intern und extern) in einem System, damit die Geschäftsprozesse transparent und nachvollziehbar sind.”

Empfehlungen

Wir haben einige Empfehlungen für Unternehmen, die ein Handelsfinanzierungsprojekt planen oder in Betracht ziehen, welches unserem bei Sandvik Credit Payment Advisory ähnelt.

Obwohl das Projekt immer (und zwar unweigerlich) Zeit und Ressourcen band, ist das Ergebnis mit seinen sorgfältig definierten Merkmalen zur Erfüllung spezifischer Bedürfnisse und Ziele die Investition wert.

Die Höhe der Garantien und anderer Handelsfinanzierungsinstrumente ist nicht unbedingt der Schlüsselfaktor, um die Notwendigkeit eines Systems zu rechtfertigen. Vielmehr ist es die Leichtigkeit und der Zugang zur Kontrolle der Grenzen, der Abwicklung der Transaktionen und der Berichterstattung mit der zusätzlichen Möglichkeit zu folgen die Dienstleistungen der Banken in Bezug auf Kosten und Leistung zu verbessern, was zusammen Vorteile sowohl in Bezug auf Kosteneinsparungen als auch in Bezug auf effektive Abläufe schafft.

Es war wichtig, von den grundlegenden Abläufen aus zu arbeiten und die damit verbundenen Prozesse, Schritte und Anforderungen abzubilden/zu zeichnen, von den Einstellungen für das Limitmanagement und die Gegenpartei über Genehmigungsschritte und das Transaktionsmanagement bis hin zu Berichtsanforderungen. Die von uns implementierte Lösung ist nicht nur ein IT-System, sondern vielmehr das Support-Tool, mit dem wir Instrumente zur Handelsfinanzierung verwalten. Daher sind gründliche Kenntnisse und Expertise in den jeweiligen Handelsfinanzierungsinstrumenten erforderlich, um das Projekt durchzuführen und die besten Ergebnisse zu erzielen. Das Testen der Transaktionen und ihrer Workflows sowie der Benutzerrollen im System hat dazu beigetragen, festzustellen, welche spezifischen Verbesserungen in der Praxis erforderlich waren.

Die Erstellung kundenspezifischer Handbücher für die Module im System und für die Schulung, auch allgemein für die relevanten Trade Finance-Instrumente, sind Erfolgsfaktoren für die Einführung und einfache Verwaltung des Systems.

In der Praxis war der Roll-out erfolgreich; bestimmte Vorteile wie der einfache Zugriff auf das System, die einfachen, reibungslosen und transparenten Genehmigungsschritte und die Berichterstellung sowie die Unterstützung für verschiedene Funktionen wie die Verwaltung von L/C-Öffnungsanweisungen und die Erstellung von Dokumenten wurden von den Unternehmen, die das System verwenden, gut aufgenommen.

Es ist wichtig, das Thema Konnektivität (in unserem Fall zu SWIFT) frühzeitig in den Geltungsbereich zu nehmen, um von Anfang an den größten Nutzen aus dem System zu ziehen. Die Konnektivität zu Banken wurde weiterentwickelt, da SWIFT MT798-Nachrichten in der Praxis immer verfügbarer werden.

Schließlich können verschiedene Handelsfinanzierungsprodukte innerhalb des Systems interagieren, wobei alle Module zusammenarbeiten, um die Verknüpfung der verschiedenen Transaktionstypen zu unterstützen und eine bessere Risikoanalyse und -kontrolle zu ermöglichen.

Über Sandvik

Sandvik ist eine Engineering-Gruppe mit Hauptgeschäftsbereichen in den Bereichen Werkzeugbau, Werkstofftechnik, Bergbau und Bauwesen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Stockholm, Schweden. Das Unternehmen beschäftigt rund 47.000 Mitarbeiter und ist in mehr als 130 Ländern tätig. Der in Rechnung gestellte Umsatz belief sich im Geschäftsjahr 2013 auf 87.328 MSEK (ca. 10,4 Mrd. USD). Für mehr Informationen, besuchen Sie die Website..