Antes de explicar cómo Sandvik ha rediseñado y centralizado con éxito su procesamiento de comercio exterior y la provisión de los servicios de asesoramiento relacionados con la implementación de nuestra solución corporativa multibank automatizada, COR-TF. Describimos los problemas comerciales subyacentes, los elementos principales del proyecto de selección e implementación, y luego detallamos los beneficios tangibles logrados. Concluimos con una serie de recomendaciones prácticas para gestionar proyectos similares.
Escogiendo una solución
Función de asesoramiento crediticio de Sandvik
La operación de asesoramiento de pago de crédito del grupo sueco de ingeniería Sandvik se encuentra en Estocolmo. La tarea principal del equipo es apoyar las operaciones de ventas de Sandvik con la elección adecuada de los términos, formas e instrumentos de pago. Como parte de Sandvik servicios financieros, es responsable de los procesos globales, la ejecución y la provisión de asesoramiento experto en comercio exterior. Los instrumentos y operaciones comerciales empleados por Sandvik incluyen Cartas de Crédito (Importación y Exportación) – ‘L / Cs’, Cobranzas Documentales y Garantías Bancarias – así como transacciones de financiación de exportaciones. Los instrumentos utilizados se ajustan a las normas de la industria.
Los procesos comerciales realizados por el grupo Asesor de pago de crédito incluyen el mantenimiento de las relaciones y la negociación de los términos de comercio exterior y los límites de garantía con los bancos seleccionados, la implementación y el manejo de los procesos de solicitud y aprobación de la garantía global de bancos y matrices, y el informe general de los productos de comercio exterior. El grupo también brinda asesoramiento y capacitación de expertos en términos de garantía y pago en transacciones comerciales.
“El proyecto para centralizar el manejo del negocio y optimizar la estructura de riesgos se inició con Sandvik Credit como propietario del proceso global. Este concepto permitiría definir y poner en práctica una forma uniforme de gestionar garantías y riesgos.”
El Proyecto de comercio exterior: Origen, Alcance y Objetivos
Sandvik es una gran empresa, con una configuración compleja con respecto a la forma en que se ejecuta y se lleva a cabo el negocio. En el área de comercio exterior, la compañía identificó la necesidad de implementar procesos comerciales, términos y herramientas comunes al manejar las garantías. Esta estandarización fue requerida y considerada como parte de un nuevo modelo de negocio en el futuro. En consecuencia, se inició un proyecto para identificar y entregar una nueva solución automatizada en apoyo del nuevo modelo de negocio. Para lograr un resultado exitoso, el proyecto debía centrarse tanto en definir los cambios necesarios que se realizarían en los procesos de negocio como en seleccionar e implementar una herramienta de TI para respaldar los procesos centralizados. Anteriormente se había iniciado un proyecto de banco de finanzas comerciales para reducir la cantidad de bancos para obtener un mejor control de los términos; sin embargo, los procesos de manejo, seguimiento e informes aún dependían de los propios procesos y sistemas de los bancos, o del trabajo manual. Se necesitaba una solución interna más robusta.
El proyecto para centralizar el manejo del negocio y optimizar la estructura de riesgos se inició con Sandvik Credit como propietario del proceso global. Este concepto permitiría definir y poner en práctica una forma uniforme de gestionar garantías y riesgos. Esto a su vez conduciría a menos trabajo para Sandvik y para los bancos, y al establecimiento de un punto de contacto centralizado entre Sandvik y sus bancos, para mejorar el entorno de control. Además, la nueva configuración centralizada requería administración de tarifas, y eso debía ser respaldado por la nueva solución.
Tener la nueva solución de sistema global en funcionamiento, con aprobaciones electrónicas y gestión de límites en su lugar, permitiría mayores niveles de velocidad, flexibilidad y precisión en los procesos y términos, lo que resultaría en menores costos, una reducción significativa de las tareas y riesgos operativos y un mejor control, como además de administrar todas las transacciones (interna y externamente) en un solo sistema, de modo que los procesos comerciales sean transparentes y rastreables.
Se hizo hincapié en el proyecto en el manejo de la garantía del banco y la empresa matriz; sin embargo, otros instrumentos – Cobros, Cartas de crédito a la exportación, Cartas de crédito a la importación y Garantías entrantes – son parte de las responsabilidades del Asesor de pago de crédito de Sandvik, por lo que la intención era implementar el soporte del sistema para estos en una etapa posterior.
El proceso de selección de soluciones
El equipo de Sandvik identificó inicialmente un grupo de siete proveedores competidores, de los cuales se seleccionaron cinco empresas para una evaluación más detallada de sus soluciones.
El equipo del proyecto utilizó la siguiente metodología para seleccionar su solución preferida:
- Realización de talleres para definir el nuevo proceso de negocio requerido.
- Listado de los requisitos funcionales del nuevo sistema de TI para soportar el nuevo proceso de negocio
- Redactar una solicitud de propuesta y enviarla a los proveedores potenciales
- Evaluar las respuestas de RFP, y analizar cómo cada uno se ajustaba a los requisitos, y definir el alcance de las brechas que se encontraron
- Invitar a los vendedores a demostrar sus soluciones; analizando ahora bien en la práctica cada uno de los requisitos de Sandvik, y definiendo cualquier brecha
- Realización de reuniones de referencia.
Al finalizar, las soluciones de la competencia se evaluaron en total, con base en calificaciones ponderadas de los siguientes factores:
- Ajuste empresarial: cuán estrechamente se ajusta la solución a los requisitos comerciales, con énfasis en las capacidades de la solución para respaldar los procesos globales de Sandvik
- Ajuste estratégico de TI: qué tan bien se ajusta la solución a la estrategia general de TI y al panorama estratégico de Sandvik
- Costo: el costo total de propiedad
- Referencia: la calidad de las referencias de clientes externos.
Surecomp fue el vendedor exitoso. Su sistema de comercio exterior multibanco ‘COR-TF’ obtuvo el mejor puntaje en la evaluación comparativa, y su funcionalidad trató todos los instrumentos requeridos por Sandvik.
El contrato se firmó el 1 de octubre de 2013.
Escogiendo una solución
Implementación del Proyecto
El proyecto tuvo una duración de seis meses, desde diciembre de 2013 hasta mayo de 2014.
Los módulos comerciales COR-TF que se iban a implementar fueron:
- Garantías del banco y la empresa matriz
- Garantías entrantes
- Exportación L / Cs
- Importación L / Cs.
El plan del proyecto Sandvik reflejó un cronograma de implementación muy difícil, para cumplir con nuestras limitaciones y requisitos específicos.
Además del soporte de implementación / capacitación / talleres habituales, Sandvik solicitó una gama significativa de personalizaciones que Surecomp tuvo que entregar para completar la entrega de acuerdo con los objetivos comerciales de Sandvik. Entre ellas se cuentan:
- Mejoras con respecto al estado de las L / Cs de exportación
- Mejoras con respecto a las enmiendas para L / Cs de exportación, que permiten colocar cambios en una fila separada para la decisión de rechazar o aprobar
- La posibilidad de ingresar una solicitud de enmienda a un L / C de exportación en COR-TF
- Gestión de límites mejorada, por ejemplo, la capacidad de ver el límite de cantidad que se encuentra actualmente en una etapa “planificada” (significado solicitado, pero aún no aprobado) y también la posibilidad de permitir que los usuarios finales seleccionen el límite, aunque Sandvik Credit siempre se reserva el derecho de cambiar el límite elegido
- La posibilidad de tener un orden secuencial para la aprobación de la transacción y la capacidad de agregar aprobadores en un flujo de trabajo que ya se ha iniciado
- Funcionalidad de soporte de decisiones de “calculadora de bolsillo” para usuarios finales, que brinda la posibilidad de ingresar rápidamente información básica sobre una Garantía, para obtener un pronóstico futuro del costo total
- La posibilidad de manejar nombres largos de beneficiarios: esto no es compatible con el sistema SWIFT, pero se encontró una posible “solución”
- • Cambios en la interfaz de usuario, por ejemplo, para permitir el cambio de etiquetas en los formularios en COR-TF.
El objetivo del proyecto era lograr UAT (‘Prueba de aceptación del usuario’) para fines de enero de 2014. Dado que las máquinas requeridas solo estaban disponibles desde mediados de octubre, y con las vacaciones de Navidad en el medio, este era un objetivo difícil. Este cronograma de proyecto difícil incluyó el requisito de Sandvik para lanzar COR-TF a mediados de noviembre usando la versión estándar de COR-TF, con la mayor cantidad de personalizaciones posibles incluidas. La razón subyacente a este calendario exigente estaba relacionada con la sincronización con la centralización general crédito Sandvik y el nuevo proyecto de implementación de procesos.
“El tiempo de entrega para el manejo de la aplicación y para el cierre de garantías pendientes, así como para la presentación de informes, se reduce en varios días, lo que significa que se logra más velocidad y costos reducidos en cada paso de los procesos.”
Lanzamiento
Sandvik pudo comenzar la Prueba de aceptación del usuario a tiempo y entró en producción con COR-TF el 20 de marzo de 2014, después de una sesión de capacitación para las primeras unidades piloto que usa el sistema.
El lanzamiento de la solución en vivo comenzó en Europa. Las compañías piloto eran dos grandes usuarios de Garantías, con miembros del equipo de Sandvik Credit ubicados en Finlandia y también en Suecia. Estas compañías ya habían comenzado a utilizar COR-TF en el Soft-Pilot, usando la versión 5.1; y fueron las primeras compañías en actualizarse a la versión 6.0. Al mismo tiempo, se introdujeron otros tres grandes usuarios de compañías en Suecia y Alemania, que representan varias áreas de negocios, para unirse al proyecto como compañías piloto.
Cuando concluya la puesta en funcionamiento, habrá unos 400 usuarios de COR-TF, principalmente en Finanzas, pero también en Soporte de ventas, Procesamiento de pedidos y Logística.
Beneficios de un proyecto
El proyecto COR-TF comercio financiero ha producido una serie de beneficios tangibles para las operaciones comerciales de Aviso de pago de Sandvik Credit:
- Centralización: existe un proceso híbrido descentralizado / centralizado, en línea con el nuevo modelo de proceso estandarizado, con la implementación de insumos / operaciones locales y la toma de decisiones financieras centrales más el proceso de aprobación.
- Informes en tiempo real: todos los informes se crean de forma centralizada y se distribuyen de forma automática en todo el Grupo.
- Flujo de trabajo electrónico: Definición del proceso general para gestionar las Garantías y la administración de L / C, con una definición clara de los elementos del flujo de trabajo para Ventas / Logística / Cumplimiento y Finanzas.
- Administración de aprobación: ahora hay un proceso organizado de administración de aprobación, que proporciona niveles mejorados de control.
- • Automatización: manejo completo de garantías bancarias / importación / exportación de L / Cs a través de SWIFTNet; la entrega de comunicaciones internas automatizadas; Los datos históricos relacionados con todos los tipos de instrumentos financieros requeridos se han cargado en COR-TF.
Beneficios comerciales logrados versus objetivos del proyecto
La gobernanza implementada, los procesos y las herramientas compatibles con el sistema conducen a un manejo rentable y seguro de todas las garantías, con pasos de aprobación y control de informes transparentes y rastreables.
La solución automatizada reduce el riesgo operativo en comparación con el flujo de papeleo y la firma de documentos en papel.
El tiempo de entrega para el manejo de la aplicación y para el cierre de garantías pendientes, así como para la presentación de informes, se reduce en varios días, lo que significa que se logra más velocidad y costos reducidos en cada paso de los procesos.
La capacidad de ver y manejar las Garantías en un sistema global independiente del banco, combinado con el manejo centralizado, genera beneficios en el ahorro de costos, así como en el control general de los valores y validez de las garantías, y en la administración de los límites y sus términos.
Como los demás productos de comercio exterior, como las Cartas de crédito, se incluyen en el nuevo entorno del sistema, es posible una visibilidad completa, soporte y control de todo el conjunto de flujos de financiamiento comercial. Esto es esencial para apoyar las iniciativas de NWC y los objetivos globales de control de riesgos.
Ahora tenemos solo algunas cosas en nuestra lista de deseos que discutiremos con Surecomp.
“Tener la nueva solución de sistema global en funcionamiento, con aprobaciones electrónicas y gestión de límites en su lugar, permitiría mayores niveles de velocidad, flexibilidad y precisión en los procesos y términos, lo que resultaría en menores costos, una reducción significativa de las tareas y riesgos operativos y un mejor control, como además de administrar todas las transacciones (interna y externamente) en un solo sistema, de modo que los procesos comerciales sean transparentes y rastreables.”
Recomendaciones
En Sandvik Credit aviso de pago, tenemos algunas recomendaciones para corporaciones que planean o consideran un proyecto de comercio exterior de naturaleza similar al nuestro.
Aunque el proyecto siempre estaba (inevitablemente) vinculando tiempo y recursos, el resultado con sus características definidas de forma cuidadosa para satisfacer necesidades y objetivos específicos vale la inversión.
El monto de las Garantías y otros instrumentos de comercio exterior no es necesariamente el factor clave para justificar la necesidad del sistema: más bien, es la facilidad y el acceso para controlar los límites, manejar las transacciones e informar, con la posibilidad adicional de seguir aumentando los servicios de los bancos en términos de costos y rendimiento, lo que en conjunto creará beneficios tanto en términos de ahorro de costos como en operaciones efectivas.
Era importante trabajar desde los flujos básicos y mapear / dibujar los procesos, pasos y necesidades involucrados, desde la gestión de límites y la configuración de la contraparte hasta los pasos de aprobación y la administración de transacciones, hasta los requisitos de informes. La solución que hemos implementado no es solo un sistema de TI: es más la herramienta de soporte que usamos para administrar los instrumentos de comercio exterior; por lo tanto, se necesita un conocimiento y experiencia de forma exhaustiva en los respectivos instrumentos de comercio exterior para ejecutar el proyecto y lograr los mejores resultados. Las pruebas de las transacciones y sus flujos de trabajo y las funciones de los usuarios en el sistema ayudaron a determinar qué mejoras específicas se requerían en la práctica.
La producción de manuales personalizados para los módulos en el sistema y para la capacitación, también en términos generales para los instrumentos relevantes de financiamiento comercial, son todos factores de éxito que respaldan la implantación y la fácil administración del sistema.
En la práctica, el lanzamiento ha sido exitoso; ciertos beneficios, como la facilidad de acceso al sistema, los pasos de aprobación y presentación de informes simples, fáciles y transparentes, así como el soporte para diversas características, como la gestión de instrucciones de apertura de L / C y la preparación de documentos, han sido bien recibidos por las entidades que usan el sistema.
Es importante abordar el tema de la conectividad (a SWIFT en nuestro caso) en una etapa temprana, para obtener el mayor beneficio del sistema desde el principio. La conectividad con los bancos ha avanzado con la mensajería SWIFT MT798 cada vez más disponible en la práctica.
Finalmente, varios productos de comercio exterior pueden interactuar dentro del sistema, con todos los módulos trabajando juntos para soportar la vinculación de los distintos tipos de transacciones, lo que permite lograr un mejor análisis y control de riesgos.
Sobre Sandvik
Sandvik es un grupo de ingeniería con operaciones comerciales primarias en herramientas, tecnología de materiales, minería y construcción. Tiene su sede en Estocolmo, Suecia. Tiene alrededor de 47,000 empleados y operaciones en más de 130 países. Las ventas facturadas en el año fiscal 2013 fueron de MSEK 87,328 (aproximadamente US $ 10,4 mil millones).Para informacion adicional, visite su sitio web.
